Bí quyết tổ chức thành công đêm Gala Dinner

Ngày nay, Gala dinner là một trong những sự kiện được rất nhiều công ty doanh nghiệp lựa chọn tổ chức. Nếu bạn vẫn còn xa lạ với dịch vụ tổ chức Gala dinner thì hôm nay hãy dành thời gian đọc qua bài viết này để có thể nắm rõ hơn về nó. Hơn nữa, bạn còn sẽ có được những bí quyết tổ chức gala dinner hoành tráng và thành công. Hãy cùng Art Event là một trong những công ty tổ chức sự kiện tại Hồ Chí Minh uy tín và chất lượng vào sâu hơn bài viết này nhé!

1. ĐỊNH NGHĨA VỀ GALA DINNER

Gala Dinner là sự kiện được tổ chức với mục đích ăn mừng; khen thưởng và tri ân khách hàng của một doanh nghiệp. Một bữa tiệc Gala thường bao gồm những hoạt động như trình bày về giải thưởng của doanh nghiệp, nhân viên của năm, tiết mục giải trí,…

Số lượng người tham gia trong một sự kiện này thường từ 50 người trở lên. Thông thường những đêm tiệc này sẽ có chủ đề riêng do doanh nghiệp đưa ra và những vị khách tham dự sẽ “diện” những trang phục theo chủ đề đó.

Ngoài mục đích chính là tri ân khách hàng; việc tổ chức tiệc cuối năm sẽ đảm bảo nguồn đầu tư được đều đặn.

Những lợi ích có được thông qua sự kiện này doanh nghiệp có thể:

Giới thiệu sản phẩm mới.
Chia sẻ những tin tức về sự phát triển của dự án.
Không chỉ thế, với những thông tin mà doanh nghiệp cung cấp; các cổ đông và nhân viên sẽ an tâm và hào hứng hơn khi làm việc hoặc hợp tác với công ty.

2. BÍ QUYẾT TỔ CHỨC GALA DINNER HOÀNH TRÁNG

Lên ý tưởng và chủ đề:

Việc đầu tiên trước khi muốn lên kịch bản chính là lựa chọn cho bữa tiệc gala dinner của mình một chủ đề. Chủ đề càng độc đáo, mới mẻ sẽ càng thu hút nhiều người tham dự. Chủ đề cần dựa trên mục đích hướng đến của doanh nghiệp.

Danh sách khách mời tham dự:

Khách mời ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều yếu tố khác như địa điểm, thiệp mời, số lượng bàn tiệc, số lượng quà tặng… Chính vì thế doanh nghiệp cần lên số lượng khách mời chính xác. Bằng cách liệt kê đầy đủ mọi khách mời từ các mức độ.

Sau đó là thiết kế thư mời và gửi thiệp mời càng sớm càng tốt. Để khách mời có thể sắp xếp được thời gian. Nếu không thể tham dự thì họ vẫn có thể phản hồi lại trong khoảng thời gian đó.

Lựa chọn menu bàn tiệc:

Vì bản chất của Gala Dinner là tiệc ăn tối. Thế nên bàn tiệc sẽ được chú trọng chi tiết hơn cả. Thường sẽ có 2 hình thức đãi tiệc là tiệc truyền thống và tiệc buffet.

Đối với bàn tiệc truyền thống thì mỗi bàn tiệc sẽ có từ 5 – 6 món: 2 món khai vị, 3 món chính và 1 món tráng miệng. Còn tiệc buffet sẽ có nhiều món hơn. Tuỳ vào chất lượng món ăn mà doanh nghiệp có thể phân bổ số lượng món hợp lý. Thông thường là từ 12 món trở lên.

>>> Xem ngay gợi ý cho bài phát biểu ấn tượng cho tiệc tất niên cuối năm

Kịch bản gala dinner chi tiết:

Kịch bản chi tiết cần có đủ các hạng mục sau theo hàng ngang.

Số thứ tự: Cho ban tổ chức biết được rằng có bao nhiêu tiết mục, tiết mục đang trình diễn là thứ mấy…
Thời lượng: Từ mấy giờ đến mấy giờ. Việc phân bổ thời lượng sẽ kiểm soát và tiết kiệm được thời gian sự kiện.
Tên tiết mục: Đây là bước phân loại các tiết mục, giúp dễ dàng hơn cho việc chạy chương trình. Tránh sự nhầm lẫn các tiết mục với nhau.
Nội dung: Phần nội dung là phần dẫn, lời giới thiệu của MC.
Người thể hiện: Tên người thể hiện sẽ giúp MC biết được ai sẽ đảm nhiệm tiết mục này. Để có thể giới thiệu và mời đúng người đó.
Ghi chú: Ở phần này thông thường sẽ là những ghi chú chuẩn bị đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật hoặc nhân sự cho các tiết mục.

Địa điểm tổ chức:

Tuỳ vào hình thức và quy mô sự kiện. Doanh nghiệp có thể lựa chọn các địa điểm trong nhà hoặc ngoài trời.

Địa điểm tổ chức tiệc trong nhà như:

Các trung tâm tổ chức hội nghị.
Các sảnh khách sạn lớn, nhỏ.
Nhà hàng ẩm thực, nhà hàng buffet…

Địa điểm ngoài trời có thể kể đến một số hình thức như:

Các bãi biển
Khu du lịch văn hoá, khu du lịch tích hợp
Không gian khách sạn ngoài trời…

Thời gian diễn ra:

Thời điểm tổ chức cũng sẽ phụ thuộc vào từng thể loại chương trình. Nếu là tiệc Gala cuối năm thì sẽ tổ chức vào dịp cuối năm; trước tết Tây 1 – 2 tuần. Còn nếu Gala tất niên thì nên tổ trước trước tết Ta 3 tuần. Vì mọi người còn phải sắp xếp công việc về quê.

3. YẾU TỔ TẠO NÊN MỘT BUỔI GALA DINNER THÀNH CÔNG

Các tiết mục trong chương trình Gala Dinner

Văn nghệ: Ở đây, doanh nghiệp có thể thuê những nghệ sĩ, ca sĩ biểu diễn. Nhằm tạo thêm hiệu ứng đám đông cho buổi lễ. Ngoài ra, còn có thể tận dụng sự nổi tiếng của các ca nghệ sĩ đó; để lan tỏa thương hiệu của doanh nghiệp đến công chúng. Cố gắng đặt lịch các nghệ sĩ, diễn viên trước một vài tháng. Điều này giúp nội dung tiết mục được chuẩn bị kỹ lưỡng hơn.

Trò chơi giao lưu: Các tiết mục trò chơi sẽ giúp cho buổi lễ thêm tính chất giao lưu giữa mọi người như: trò chơi tam sao thất bản, chiếc ghế cuối cùng, bịt mắt ăn sữa chua

>>> Xem tất cả 5 Mẫu backdrop đẹp

Ý tưởng độc đáo

Kết hợp du lịch và gala dinner: Đây là một sự kết hợp hoàn hảo cho các doanh nghiệp muốn tận dụng cơ hội cuối năm giúp tinh thần của nhân viên thoải mái. Đồng thời đây cũng là một cơ hội tốt để cải thiện mối quan hệ của những thành viên trong công ty.

Tiệc tất niên ngoài biển: Với không khí mát mẻ, thoải mái sẽ khiến tâm tình của nhân viên tốt hơn. Đây cũng là địa điểm dễ dàng tổ chức các thể loại team building.

Hội nghị tri ân khách hàng: Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng vào dịp cuối năm là thông lệ phổ biến của nhiều doanh nghiệp. Chính vì thế kết hợp với tiệc đêm; sẽ giúp cho buổi hội nghị thêm tính giao lưu, thân mật. Rút ngắn khoảng cách giữa khách hàng và doanh nghiệp.

Dạ tiệc cuối năm: Kết thúc hành trình một năm thành công đầy những thử thách của doanh nghiệp. Tiệc Gala Dinner cuối năm là dịp để doanh nghiệp nhìn nhận; và đánh giá lại những hoạt động trong năm vừa qua.

Chủ đề ý nghĩa

Giáng sinh: Thông thường sự kiện này thường được tổ chức vào cuối năm gần dịp giáng sinh. Chính vì thế các doanh nghiệp cũng thường kết hợp hai hoạt động này với nhau nhằm tiết kiệm chi phí và có thể đầu tư kỹ càng hơn cho các chương trình.

Thanh xuân: Buổi tiệc Gala lúc này sẽ là những thước phim quay chậm ngược về thời thanh xuân của mọi người. Các nhân viên sẽ cùng nhau diện những bộ quần áo trẻ trung như: sơ mi cũ màu, hoạ tiết xưa, đóng thùng, áo quần bà ba, áo dài thướt tha… Với phong cách trang điểm hơi đậm màu.

Đơn giản: Chủ đề của bữa tiệc có thể trang trí đơn giản bằng 2 tông màu trắng đen. Lấy cảm hứng từ những bữa tiệc năm 1966; khách tham dự sẽ được yêu cầu mặc đồ đen hoặc trắng. Đồng thời bàn ghế, khăn trải, banner cũng sẽ được trang trí bằng tông đen, trắng.

Art Event - công ty tổ chức sự kiện Hồ Chí Minh hi vọng qua bài viết này, các bạn sẽ có một cái nhìn đúng đắn hơn về tổ chức sự kiện Gala Dinner. Và hơn nữa, sẽ có cho mình được một chút hiểu biết và bí quyết để giúp cho chương trình Gala được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi nhất.

Công ty chúng tôi chuyên:

Tổ chức Team Building: Trong nhà, ngoài trời, Sport Day,....
Tổ chức Amazing Race cho khách trong nước và khách quốc tế
Tổ chức Sự Kiện: Gala Dinner Year end Party, Tổ chức các lể kỷ niệm, Khai trương, ....
Tổ chức kết hợp Trong các chuyến đi du lịch xa gần.
Cho thuê vận dụng Team Building và tổ chức Sự Kiện

CÔNG TY DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIỆT NAM